​تنظم الإدارة المالية لجمعية أرض خضراء من خلال قائمة يتم الاتفاق عليها من قبل مجلس الإدارة وستعرض على الجمعية العمومية فور تشكيلها للموافقة عليها. تعتمد اللائحة المالية المبادئ التالية:

الغرض من اللائحة المالية: وضع القواعد الأساسية للنظام المالي للجمعية، من خلال تطبيق اللوائح والأنظمة والتعليمات والقواعد المنظمة للعمل، بما لا يتعارض مع الأنظمة المالية والضريبية لمملكة بلجيكا. والمحافظة على موارد الجمعية المالية واستثمارها لتحقيق مشاريع الجمعية تحت رقابة وإشراف الجمعية العمومية.

تعريفات: يكون للعبارات التالية المعاني المبينة أمام كل منها، ما لم يقتض السياق خلاف ذلك.

الجمعية: جمعية الأرض الخضراء

الجمعية العمومية: الجمعية العمومية لجمعية أرض خضراء وتتكون من 21 عضواً على الأقل.

مجلس الإدارة: مجلس إدارة جمعية أرض خضراء، وهو الجهة المخولة باقتراح المشاريع وتخطيطها والعمل على تنفيذها بعد تصويت الجمعية العمومية لصالحها. وهي الجهة التي تملك الصلاحيات المالية والإدارية والقانونية لتنفيذ المشاريع، ولها صلاحيات التعامل مع المنظمات والجهات الخارجية والدوائر الحكومية وغيرها. حكومي.

رئيس مجلس الإدارة : الشخص الذي يقوم بمهام رئيس مجلس إدارة جمعية أرض خضراء

المدير التنفيذي: الشخص الذي يتولى الإدارة التنفيذية لمشاريع جمعية أرض خضراء، ويكون مسؤولاً عن تنفيذ خطط وسياسات الجمعية.

المشرف المالي: هو المشرف المالي لجمعية أرض خضراء. ويمارس عمله وفقاً للخطط والسياسات والبرامج المعتمدة من مجلس الإدارة. وعليه أن يطلع مجلس الإدارة على سير عمله، وله صلاحيات الإدارة المالية وفقاً للخطة المالية المعتمدة، ويشترك مع رئيس مجلس الإدارة. في التوقيع على المستندات والأوراق المتعلقة بالجانب المالي.

المحاسب: هو محاسب جمعية الأرض الخضراء. ويعمل تحت إشراف المشرف المالي. يقوم بإجراء العمليات الحسابية وفقاً للأنظمة والمبادئ المحاسبية المعتمدة. يقوم بكتابة تقارير دورية عن الجوانب المالية والمحاسبية للجمعية، وتقارير خاصة عن المشاريع التي تم إنجازها لمناقشتها أمام الجمعية العمومية لتقييمها. مدى نجاح السياسة المالية لهذه المشاريع.

اللوائح: اللوائح المالية لجمعية الأرض الخضراء

 

الباب الأول: أحكام عامة

المادة 1: تبدأ السنة المالية للجمعية في 1 يناير وتنتهي في 31 ديسمبر.

المادة 2: لا يتعارض ما ورد في هذه اللائحة مع الأنظمة المالية في مملكة بلجيكا، ونظام الجمعيات والمنظمات والمؤسسات غير الربحية.

المادة 3: المشرف المالي والمحاسبي للجمعية مسؤولان عن تنفيذ أنشطتها المالية.

المادة 4: موظفو الجمعية مسؤولون عن تنفيذ أحكام هذا النظام، كل في مجال اختصاصه.

المادة 5: كل ما لم يرد في هذه اللائحة يعتبر من صلاحيات مجلس الإدارة أو من يفوضه، بما لا يتعارض مع اللوائح والأنظمة التي تصدرها الجهات ذات العلاقة.

المادة 6: تودع الأموال في البنوك المعروفة لدى الجمعية العمومية ومجلس الإدارة، ويخصص حساب جاري لصرف نفقات الجمعية الطارئة، ويتم اعتماد توقيعي رئيس مجلس الإدارة والمشرف المالي للصرف.

المادة 7: لمجلس الإدارة صلاحية تعديل أو إلغاء بعض أحكام الدليل، أو إصدار دليل جديد حسب ما تقتضيه مصلحة الجمعية، خاصة في حال التوسع في مهامها ومشاريعها.

المادة 8: يتولى المشرف المالي مسؤولية تنفيذ مواد هذا النظام والالتزام بها ومناقشتها أمام الجمعية العمومية ومتابعتها في الدوائر المختلفة سواء الحكومية أو غير الحكومية أو مع الأفراد المرتبطين بالهيئة. الرابطة بأي طريقة ممكنة.

المادة 9: في حال وجود أي خلاف يتعلق بمواد النظام يتم اللجوء إلى مجلس الإدارة وهو المسؤول عن إصدار القرارات التفسيرية لأحكام هذا النظام.

المادة 10: يعمل بهذا النظام خلال شهر من تاريخ موافقة الجمعية العمومية عليه.

الفصل الثاني: موازنة الجمعية

تحتوي ميزانية الجمعية على:

• كافة المشاريع والبرامج والأنشطة والخدمات المزمع تنفيذها خلال العام المالي القادم.

• كافة احتياجات المستهلكين والمشتريات المقررة خلال العام المالي القادم.

• جميع الإيرادات المحققة والمتوقعة خلال العام المالي القادم بالإضافة إلى ما يعتبر رصيد العام السابق.

أهداف الموازنة التقديرية السنوية:

• يعبر عن خطة عمل يتم إعدادها وتنظيمها على أسس علمية وواقعية بناء على دراسات حجم الإيرادات والمصروفات.

• توضيح الخطط المعتمدة للأنشطة والمشاريع المستقبلية.

• يساعد الإدارة على تحديد سياستها المستقبلية وتحديد تلك السياسات.

• يستخدم كأداة لقياس كفاءة الأداء العام للجمعية.

• يتم استخدامه كأداة للرقابة الداخلية من خلال المقارنات بين الأرقام المقدرة والفعلية، حيث يتم من خلالها اكتشاف نقاط الضعف في الخطط والعمل على معالجتها.

• يساعد على تقدير احتياجات الجمعية المالية وما يكفي لسداد التزامات الجمعية الدورية بشكل مستمر.

الفصل الثالث: إيرادات الجمعية

• الإعانات والمنح والتبرعات المقدمة من الجهات الحكومية وشبه الحكومية والجمعيات والأشخاص الاعتبارية، سواء كانت مقيدة لمشروع معين وتستخدم وفق ميزانية المشروع المحدد، أو غير مقيدة وتستخدم لمتطلبات الجمعية المختلفة أو لأغراض أخرى. أي من مشاريعها.

• الاشتراكات لأعضاء الجمعية 20 يورو للشخص الواحد.

الفصل الرابع: نفقات الجمعية

• يتم تسجيل المصروفات في السجلات المحاسبية بشكل يومي وفقاً للقواعد والأنظمة المالية التي تخضع لها الجمعية.

• يتم دفع أجور ونفقات المشاريع حسب مستحقاتها الفعلية.

• يجوز صرف السلفة التشغيلية تحت رعاية المدير التنفيذي بقرار من مجلس الإدارة. شروط الصرف محددة بدقة، ويجب على المدير التنفيذي تقديم تقرير يوضح جوانب صرف السلفة.

• يجب على المشرف المالي والمحاسب تقديم المستندات الأصلية في حالات الشراء أو الصرف لاحتياجات مشروع الجمعية. يجب أن تكون المستندات مستوفية للبيانات اللازمة وأن تكون خالية من الخدوش والتعديلات.

• يتم احتساب الإهلاك السنوي للأصول الثابتة للجمعية وفقاً للمعدلات المحاسبية المقبولة والمقبولة عموماً.

• يتم احتساب المصاريف الروتينية مثل استئجار المقر أو استخدام السيارات أو مصاريف الكهرباء والماء حسب الفواتير المعتمدة.

• في حالة فقدان مستندات الصرف الأصلية قبل صرف أو تسوية مبلغها، يمكن استخدام المستندات المصورة لإتمام عملية الصرف بعد موافقة مجلس الإدارة الذي يجب عليه التحقق كتابياً من سبب وظروف الصرف. الخسارة والتأكد من عدم صرفها مقدما.

الفصل الخامس: السجلات والمستندات المحاسبية

• يجب الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية والبيانات المالية وكافة العمليات المحاسبية بشكل يسمح لأي جهة ذات علاقة بالاطلاع عليها في أي وقت.

• في نهاية السنة المالية يقوم المشرف المالي بقفل الحسابات وإعداد التقرير النهائي، وذلك وفقاً للقواعد والأنظمة المالية للجمعية.

• تقوم الجمعية بفتح سجلات لكافة الحسابات (الواردات، النفقات، حسابات التسوية، الأصول، الالتزامات، حقوق الملكية، الحسابات الجارية) وحسب الأنشطة والمشاريع التي تقوم بها الجمعية، وتخضع هذه السجلات لرقابة الجهات المعنية .

الفصل السادس: التقارير المالية

• يقوم المشرف المالي بإعداد تقرير دوري كل ثلاثة أشهر عن الوضع المالي للجمعية ويقدمه إلى المدير التنفيذي ومنه إلى رئيس مجلس الإدارة.

• تعرض الحسابات الختامية في نهاية السنة المالية على رئيس مجلس الإدارة، وبعد اعتمادها من مجلس الإدارة يتم عرضها على الجمعية العمومية لإقرارها.

• يقوم المشرف المالي بقفل الحسابات في نهاية السنة المالية وعرض تقاريره وسجلاته على رئيس مجلس الإدارة والذي بدوره يحصل على موافقة الجمعية العمومية بعد مناقشتها